上海市规划和自然资源局 上海市档案局《上海市城建电子档案管理规定》沪规划资源行〔2025〕461号

本规定旨在规范和加强上海市城建电子档案管理，推动档案数智化转型。全文围绕城建电子档案的全生命周期，明确了各相关主体的职责分工、管理要求和技术规范，构建了从形成、收集、整理、归档到移交、接收、保管和利用的完整管理体系。本规定强调电子档案应确保真实、完整、可用、安全，要求各单位建立配套制度与信息系统，积极应用大数据、人工智能等新技术，并推动城建档案数字资源向可计算、可推演的数字资产转化，以提升城市空间治理能力。

管理职责与基础条件

本规定厘清了规划资源部门、档案主管部门、城建档案馆（机构）以及档案形成单位等各方的管理职责。要求市城建档案馆制定业务标准，建设全市统一的管理信息系统，各单位需建立健全自身的信息化基础设施与制度规范，配备必要设备和专业人员，为城建电子档案的全过程管理提供支撑。

归档范围与技术要求

本规定要求形成单位确定电子文件的归档范围、保管期限和分类方案，并明确了归档的文件在元数据、格式开放性及安全措施等方面的技术要求。强调电子文件及其元数据应一并归档，格式需具备开放、不依赖特定软硬件等特性，且不得采用非开放的压缩或加密措施，全过程须符合网络安全与数据安全法规。

移交接收与利用服务

本规定明确了建设单位在工程竣工验收后、建设领域专业部门按规定向城建档案机构移交电子档案的义务和时间要求，并对移交档案的真实性、完整性、可用性、安全性检测作出规定。同时，要求城建档案机构通过线上或离线方式接收档案，建立统一的数据库和市区利用协同平台，为社会提供便捷的查询利用服务。