江西省《公路工程电子文件归档与电子档案管理规范》DB36/T 2171-2025

本规范立足江西省公路工程建设实际，对非涉密电子文件从形成、收集、整理、归档到电子档案的移交、存储、利用及长期保存的全生命周期管理提出了系统性要求。本规范以“来源可靠、程序规范、要素合规”为核心原则，明确了业务系统与电子档案管理系统的功能建设标准，强调元数据与电子文件同步捕获、同步归档，并对归档格式、归档时间、归档方式以及归档环节的真实性、完整性、可用性、安全性“四性检测”作出具体规定。同时，本规范覆盖了电子档案的在线与离线备份、权限化利用、格式转换与迁移等长期保存策略，旨在通过技术手段与管理制度的深度融合，确保公路工程电子档案的凭证价值与长期可读性。

归档与整理的核心流程

本规范要求公路工程施工、监理等原生电子文件在各分项工程评定合格后1个月内完成预归档，合同段交工验收后1个月内完成归档。电子文件整理延续了传统的组件、组卷方法，例如将一个子分项或一道工序的记录归集为一件，将一个分项工程的相关文件归集为一卷，并可由业务系统通过识别表单编号等字段自动生成件、卷的实体信息，以减少人工干预。

系统建设与元数据管控

本规范强调业务系统与电子档案管理系统应内置符合要求的元数据方案，实现元数据在文件形成、办理、归档全过程中的同步捕获与关联。元数据的捕获方式包括直接提取、计算写入、默认赋值及人工录入，其管理节点覆盖电子文件生命周期的各个关键环节，以确保归档电子文件内容、结构、背景信息的完整。

长期保存与安全保障

本规范对电子档案的长期保存提出了封装、定期检验、格式转换与系统迁移等要求。规定磁性载体每满2年、光盘每满4年需进行不低于10%的抽样机读检验，并在存储设备或文件格式淘汰时及时迁移，同时填写相应登记表。网络环境须达到网络安全等级保护二级及以上要求，以保障档案数据安全。