山西省《公路建设项目文件整理与归档规范》DB14/T 3514-2025

本规范对山西省公路建设项目从文件形成到归档保存的全流程进行了系统规定，涵盖纸质文件与电子文件两种载体形态。本规范明确了建设单位在文件整理与归档中的组织管理总责，确立了与工程建设同步收集、同步整理、同步归档的“三同步”原则，并对项目文件的形成质量、竣工图编制、收集范围与整理主体作出具体规定。在整理环节，本规范详细规范了组卷规则、卷内文件排列顺序及案卷编目方法，要求施工文件按合同段、单位工程、分部工程逐级划分组卷，确保文件有机联系。本规范还建立了严格的案卷审查流程与归档交接程序，并对档案数字化及电子文件的形成、整理、四性检测与归档方式提出技术要求，为公路建设项目档案的规范化管理提供了完整的技术依据。

项目文件形成与收集要求

本规范规定项目文件须格式规范、内容准确、签章完备且满足耐久性要求，原始地形地貌、隐蔽工程、关键工序等应形成数码照片与音视频文件。竣工图须及时编制，一般性变更可在原图上修改，变更面积超过10%的应重新绘制。收集时以原件为主，复制件须加盖公章确认，正件与附件、批复与请示等关联文件应收集齐全完整。

组卷整理与案卷编目规则

本规范要求施工文件由施工单位整理，监理文件由监理单位整理，建设单位负责立项审批、工程准备、竣工验收等类文件的整理。组卷须遵循文件形成规律与成套性原则，卷内文件按批复在前请示在后、文字在前图样在后的顺序排列。案卷编目规定了档号构成、案卷题名拟写及卷内目录填写细则，装订采用整卷装订或以件为单位装订两种形式。

案卷审查与归档程序

本规范设置了四级审查流程，施工文件须经施工单位自检、监理单位审查、建设单位工程部门复核及档案部门终审后方可归档。审查内容聚焦完整性、准确性、系统性与规范性，对隐蔽工程、工程变更、竣工图等关键案卷实行逐卷逐件审查，其他案卷抽查比例不低于30%。审查合格后，立卷单位须连同案卷目录、档案整理说明和数字化副本一并移交归档。

电子文件整理与数字化要求

本规范要求项目管理信息系统具备组件、组卷、四性检测等文件管理功能，电子文件归档前须检测真实性、可靠性、完整性和可用性。电子档案管理系统应部署于局域网，不得接入互联网或使用公有云。归档电子文件须拷贝至耐久性载体一式三套，分别用于封存保管、异地保管和提供利用。纸质档案数字化应在装订前完成，数字化副本档号须与纸质档案档号保持一致。