广东省广州市《城乡规划管理档案编制规范》DB4401/T 62-2020

本规范是广州市地方标准，旨在统一和规范本市行政区域内城乡规划管理档案的编制与归档工作。本规范围绕档案生命全周期，从归档范围与质量要求、整理立卷、信息著录、数字化加工到数据管理与最终移交归档，构建了一套完整的标准化操作流程。本规范以保障档案的真实性、完整性、规范性和安全性为核心，明确了文件材料的收集范围涵盖建设用地、城市规划、建设工程及勘测信息等多个类别，并对纸质文件与电子档案的载体规格、书写材料、扫描精度及存储格式等均提出了严格的技术指标，确保城乡规划管理档案能够全面、准确地记录规划编制、实施与管理的历史过程。

归档与整理要求

本规范明确了城乡规划管理档案的归档文件必须为原件，要求字迹工整、图样清晰，并对纸张幅面、书写材料耐久性及档案盒材质等做出具体规定。在整理环节，本规范要求遵循文件的自然形成规律，按业务性质对立卷、编目、装订和装盒进行了细化要求，包括卷内文件按特定顺序排列、页码编写规则以及案卷封面与备考表的填写内容，确保案卷组成的有机联系与长期保存。

数字化与著录标准

本规范制定了详细的档案数字化操作规程，规定了扫描方式的选择、分辨率的最低标准（文字图纸不低于200dpi）以及图像处理中的纠偏、去污和拼接要求，以实现纸质档案向数字形态的准确转化。同时，本规范对案卷信息与文件信息的著录级别、著录项目和标点符号进行了统一，要求系统化记录档号、题名、责任者、文件编号及日期等核心元数据，为后续的检索利用和电子化数据管理奠定基础。

数据安全与归档交接

本规范对档案数据管理确立了真实、完整、安全的原则，要求采取定期检验、动态备份（一式三套异地保存）以及严格的存取权限控制等安全策略，严防数据丢失与泄露。在归档移交环节，本规范强调档案形成单位应在案件办结后及时移交，并编制移交目录，由交、接双方清点核对并签名确认，以制度化的程序保障档案实体与档案数据的同步、完整交接。