云南省《公路建设项目电子文件与电子档案管理规范》DB53/T 1139-2023

本规范系统规定了云南省公路建设项目电子文件与电子档案管理的全过程要求，涵盖总则、应用系统基础建设、文件类型与形成整理、归档以及电子档案管理等方面。本规范适用于云南省公路建设项目在建设过程中产生的非涉密电子文件与电子档案，明确管理应纳入建设单位信息化建设规划，遵循“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的工作原则，并坚持来源可靠、程序规范、要素合规的要求。本规范从业务系统的功能与安全管理入手，对电子文件的形成方式、整理立卷、档号编制做出具体规定，同时明确了归档范围、方式、时间、格式以及基于“四性”检测的接收流程，最终对电子档案的入库、存储备份、利用、鉴定、转换迁移及移交销毁等环节提出了规范化管理要求。

总体原则与系统建设要求

本规范确立了电子文件与电子档案管理须纳入建设单位信息化规划，以安全网络环境和离线存储设备为基础，保障数据安全。应用系统建设在功能上需满足通用标准与专项指南要求，在安全管理上须符合网络安全等级保护规定，并配备必要的硬件、软件及备份设备，确保系统正常运行与技术更新。

电子文件形成与归档流程

本规范将项目电子文件分为前期文件、管理类文件和工程技术类文件三大类，明确了原生电子文件、其他系统生成文件及纸质文件数字化三种形成方式。文件形成强调在线填写流转、电子签名及变更跟踪，归档时须以件为单位生成包含元数据的归档信息包，经“四性”检测合格后由电子档案管理系统接收，并办理交接手续。

电子档案管理与长期保存规范

本规范要求对电子档案进行入库前后的“四性”检测，采取在线与离线相结合的存储备份策略，重要档案须异地异质备份。管理上需建立独立的利用数据库并设置权限审批，定期开展鉴定销毁工作，对档案的转换迁移、验收移交及销毁均明确了应执行的国家和行业相关标准与规定。