《农产品质量安全检测机构管理规范 档案管理》NY/T 4873-2025

本文件面向农产品质量安全检测机构的纸质档案管理，规定了从归档范围、移交、建档到保管、利用、销毁的全流程要求。核心思路是按机构与人员、质量体系、仪器设备、检测工作、记录与报告、设施与环境六类划定归档边界，再以移交审核、组卷装订、期限划分和借阅审批等环节约束档案的真实、完整与可追溯。文件自2026年5月1日实施。

归档范围与责任划分

归档范围覆盖机构设置批文、法律地位证明、资质认定与考核证书等机构文件，人员档案要求一人一档，含履历、学历、聘用合同、上岗考核与关键岗位授权记录。质量体系类归档包括文件控制、质量控制、内外部审核、技术标准与客户服务记录；仪器设备要求大型设备一机一档，标准物质、标准菌株等单独归类；检测工作按抽检项目、样品管理、服务与供应品、分包四类分别归档；检验检测报告及其原始记录须合并独立归档；设施与环境类归档温湿度、光照、噪声等控制记录及三废处置记录。

移交、建档与保管要求

记录、报告和文件的责任人按完整性、有效性和溯源性整理后，经部门审核人逐级审核，移交档案管理员建档。归档时限可随办随归、按季度或按年度执行。建档环节按归档范围分类组卷、设立档号，案卷独立编写页码，卷内文件以件为单位编页，装订前修整超出卷盒幅面的材料并去除易锈蚀金属件，装订后由专人检查并在卷内备考表签字确认。保管期限分定期和永久，定期不少于1个复评审周期，机构组织、重要人员、重要设备设施和体系文件等关键档案永久保存；档案室须满足防火、防盗、防水、防潮、防光、防尘、防有害生物、防高温和防污染要求。

利用与销毁

内部人员借阅须履行申请、登记和归还手续；外部人员调阅须在档案管理员或授权人员陪同下于指定地点查阅或复制，原卷不得带离机构。超过保存期限且无保留价值的档案，由档案管理员书面报告，经部门负责人审核确认、机构负责人批准后统一销毁，销毁记录永久保存。