《测绘成果审批与提供档案规范》（征求意见稿）

本规范旨在为涉密测绘成果审批与提供过程中形成的各类文件材料，建立一套涵盖收集、整理、归档、移交、保管、统计、利用及销毁的全生命周期档案管理规则。为兼顾自上世纪六七十年代以来并存的历史纸质档案与未来电子档案发展，本规范将管理对象明确划分为纸质档案与电子档案两部分，并对各自的分类、组卷、编号、著录、归档方式与存储格式等作出了差异化规定。总体要求以“办件”为基本管理单元，保持业务材料间的有机联系，确保档案的真实性、完整性、可用性与安全性，从而实现测绘成果的可追溯管理，落实国家地理信息安全保障要求。

文件整理与归档要求

本规范明确了纸质文件应按照“服务事项+年度”或“年度+服务事项”等复合分类法进行分类，并以办件为单位及时组卷。档号结构设计了统一且灵活的编制规则，由全宗号、类别号、年度、保管期限代码及案卷号等要素构成。对于电子文件，本规范规定了在线与离线两种归档方式，要求在归档时对内容、元数据及测绘成果元数据进行完整采集、检测与封装，并确保电子文件与相应纸质文件建立关联。

档案的移交与后续管理

本规范设定了档案移交的时限，要求纸质与电子档案最迟于次年十月份前向档案管理机构移交，并需履行检查与交接手续。在保管环节，对库房设施与存储介质提出了明确要求。同时，本规范对档案的利用权限、借阅制度作出了原则性规定，明确了不同利用主体的权限边界。对于需销毁的档案，须严格履行审批程序，编制销毁清册并规范记录。

术语定义与业务支撑

为统一管理口径，本规范对文件、电子文件、档案、电子档案、归档、办件、容缺归档、测绘成果元数据等关键术语进行了标准化界定。同时，通过规范性附录明确了档案的归档范围与保管期限表，提供了档案用表及标识图示，并给出了测绘成果元数据的著录项参考，为业务操作的规范化提供了具体指引和模板支撑。