陕西省《公路建设项目电子文件归档与电子档案管理规范》DB61/T 2008-2025

本规范规定了陕西省公路建设项目电子文件归档与电子档案管理的全流程技术要求，适用于新建及改扩建公路项目，养护项目可参照执行。本规范围绕电子文件与电子档案的真实性、可靠性、完整性和可用性，提出了涵盖业务系统功能配置、电子文件及元数据归档范围、文件收集整理规则、归档编目方式、档案存储备份与利用、以及档案处置与证实方法等环节的系统性要求。本规范明确了从电子文件形成、流转、归档到电子档案管理、移交、销毁的全程管理机制，强调电子档案管理系统应具备安全防护、权限控制和备份恢复能力，为公路建设项目档案管理数字化转型提供了标准依据。

电子文件与元数据的归档范围

本规范分别规定了文书类、科技类、声像类电子文件的归档范围，要求依据国家及行业档案管理相关规定执行。其中，公路建设项目电子文件归档范围须符合《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》，并以资料性附录提供了详细的归档范围和保管期限表。元数据应与电子文件一并收集归档，声像类元数据须包含题名、人物、时间、地点等关键信息。

电子文件的收集与整理原则

本规范要求电子文件收集应确保正文与附件、定稿与修改稿等材料齐全完整，声像文件应客观反映业务活动主要内容。文件整理包括保管期限鉴定、分类、排序和命名，分类须按照公路建设项目档案分类大纲执行。本规范详细规定了建设单位、施工单位、监理单位各自文件材料的组卷排列要求，如施工文件按合同段结合工序组卷，监理日志按机构与时间排列，确保文件有机联系。

电子档案的存储、备份与安全管理

本规范要求电子档案管理系统应依据档号逐级建立文件夹分类存储，并在元数据中记录存储路径。电子档案须以一式三套离线存储，分别用于存档、利用和异地保存，存储介质应耐腐蚀、耐储存。系统安全管理方面，须建立安全制度和应急处置方案，并对涉密系统进行等级保护测试，确保满足国家信息安全相关要求。