《基础测绘项目文件归档技术规定》征求意见稿

本规定旨在统一和规范基础测绘项目文件的归档技术工作，全面覆盖归档范围、质量要求、纸质与电子文件的整理方法、著录规则及归档流程。本规定适用于各类测绘地理信息项目文件的归档管理，并为档案保管单位提供指导与检查依据。在归档文件质量方面，本规定要求文件须为最终版本，电子文件需采用OFD或通用格式，并对破损、模糊文件的修复与复制提出了明确要求。在整理环节，本规定分别针对纸质文件和电子文件制定了系统化的立卷规则，强调按实施流程排列、科学组织数据层级，并引入数字档案说明文件以保障归档信息的可读性与完整性。归档流程则构建了从档案自检、整理、著录到验收与交接的闭环管理机制，确保项目档案的合规移交。

归档范围与质量管控

本规定明确测绘地理信息项目文件的归档范围应参照相关业务档案管理规定执行，并对归档份数及载体对应关系作了统一要求。归档文件须严格符合质量规范，纸质文件需去除易锈蚀装订物并进行A4幅面预处理，电子文件则强调采用标准化数据格式，实现纸质与电子文件的一致性管理。

纸质与电子文件的整理立卷

本规定对纸质文件的排列逻辑进行了详细规制，要求按立项、设计、验收等实施流程顺序排列，正文与附件、批复与请示等均保持固定次序。立卷时采用无酸纸档案盒并编制卷内目录。针对电子文件，本规定要求按批次清晰组织文件夹结构，测绘地理信息数据须按专业特点分类，并附数字档案说明以阐述数据组织原则及运行环境。

归档著录与全流程衔接

本规定要求对每件归档文件进行标准化著录并生成档案目录表格，以支撑后续检索管理。在归档流程上，本规定确立了档案自检、整理、著录、验收、项目验收及最终交接的递进式程序，特别强调档案验收不合格则不得申请项目验收的刚性约束，并要求项目验收后将补充材料及时归档著录，确保档案的最终完整。